Privacy op het werk, wat houdt dit in?

Het is en blijft zoeken naar gedragsregels voor zowel werknemer als werkgever rondom privacy. Wie mag wat? Wie kijkt mee en hoe doet wordt meegekeken? Welke mediamiddelen mogen worden gecontroleerd?

Verstandig is dat iedere medewerker zaken scheidt. Werk is werk, privé blijft privé. In de huidige tijd is het bijna niet meer aan de orde dat je als medewerker binnen werktijd privé zaken moet oplossen danwel regelen. Kortom met kleine aanpassingen als bewustzijn en timemanagement kan menig probleem worden voorkomen.

Wat mag en wat niet?

Werkgevers mogen onder werktijd bepaalde regels hanteren voor gedrag op internet en e-mail, en die regels mogen zij ook controleren. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die de privacywetten handhaaft, moet een werkgever daarvoor wel aan een aantal eisen voldoen. Zo mag controleren alleen als de regels duidelijk aan medewerkers zijn meegedeeld en als er een vermoeden is van misbruik. In zo’n geval mag een werkgever soms ook controleren met wie je e-mailt, of welke websites je bezoekt op het werk. Ook het voorkomen van gelummel op de werkvloer kan een reden zijn om onlinegedrag te bekijken.

Maar internetgedrag bijhouden is nog iets anders dan de inhoud van berichten lezen. „Dat mag een werkgever alleen doen als dat strikt noodzakelijk is voor het controleren van de regels”, zegt Van Daalen. Dat is eigenlijk zelden nodig, behalve bij bijvoorbeeld het vermoeden van het lekken van vertrouwelijke informatie. Maar goed: als de baas kan aantonen dat er een goede reden voor is, mag meelezen dus soms wel.

2 Mag de baas meekijken met smartphonegebruik?

Als je een privételefoon hebt in principe niet. Maar als je een werktelefoon hebt, soms wel. Als er geen expliciete afspraken zijn gemaakt over privégebruik, heeft iedereen recht om onder werktijd af en toe privégesprekken te voeren.

Werkgevers mogen de kosten in de gaten houden, en bij excessief gebruik ook rekeningspecificaties opvragen. „Voor het lezen van de inhoud van berichten gelden strengere eisen dan voor e-mails op werkcomputers want die worden verzonden via de telecomprovider – niet via de werkgever”, zegt Van Daalen.

3 Mag de baas meelezen op Facebook?

Werkgevers zijn een stuk vrijer als het gaat om het controleren van gedrag op sociale media van hun medewerkers. „Dat komt ook omdat veel berichten op sociale media sowieso al openbaar zijn”, aldus Van Daalen. Werkgevers mogen bijvoorbeeld bijhouden wat er over hun bedrijf wordt gezegd op Facebook of Twitter, en ook hoe vaak iemand onder werktijd berichten zit te posten, als ze er een goede reden voor hebben. Maar dat meekijken mogen ze alleen doen bij openbare berichten. Een werkgever kan niet afdwingen dat een personeelslid hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Ook hoef je nooit de inlogcodes te geven van accounts.

Voordat een werkgever actie mag ondernemen op in zijn ogen verkeerd gedrag op sociale media, of excessief gebruik, moet hij wel duidelijke richtlijnen hebben opgesteld.

4 Mag de baas met sensoren je gedrag meten?

In principe is er in het privacyrecht niet heel veel verschil tussen een prikklok waar medewerkers moet in- en uitklokken, en modernere technieken zoals cameratoezicht of sensoren die aanwezigheid meten. Die vallen dus ook onder dezelfde noemer: personeelsvolgsystemen.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mogen werkgevers die op zich wel gebruiken, maar alleen nadat de ondernemingsraad (die de werknemers vertegenwoordigt) daar toestemming voor heeft gegeven.

Maar ja, met sensoren kun je tegenwoordig veel meer meten dan aanwezigheid. Mag een werkgever bijvoorbeeld lichaamsbeweging van medewerkers in de gaten houden? „Er zijn in het buitenland voorbeelden van werkgevers die hun medewerkers een Fitbit geven,” zegt Van Daalen.

Met zo’n fitnesstracker kun je locatie bijhouden, maar ook beweging en andere indicatoren over gezondheid. Of dat mag is niet altijd even duidelijk, omdat het zo’n nieuwe techniek is. Van Daalen: „Maar als medewerkers een mogelijkheid hebben om er niet aan mee te doen, is het sneller toelaatbaar.”

Bron: NRC.nl

Het verzuim in uw bedrijf kan ook omlaag!

Wij brengen het verzuim in uw bedrijf terug. Bel ons op 0317 414 262 of vraag een offerte aan.

offerte aanvragen